公司合同管理办法 公司合同管理办法第一章总则第一条为加强某某公司（以下简称“某某公司”）合同管理，规范经营行为，防范和控制企业经营风险，维护企业合法权益，根据国家有关法律法规，结下面是小编为大家整理的公司合同管理办法 ,供大家参考。
公司合同管理办法
第一章
总
则
第一条
为加强某某公司（以下简称“某某公司”）合同管理，规范经营行为，防范和控制企业经营风险，维护企业合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条
本办法适用于全公司，各部门应严格按本办法执行。
第三条
本办法所称合同，指除劳动合同外，公司与其他法人、其他组织、自然人之间，以及下属公司相互之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限建设工程合同、投融资合同、租赁合同、收购合同、采购合同、意向书及其他具有法律效力的协议文件。
第四条
本办法所称的合同管理是指对合同意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、合同签章、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、归档等全过程的管理。
第五条
凡以公司名义对外发生经济活动,除下列情形外，均应采用书面形式订立，有关文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
（一）及时清结；
（二）金额在5000元以下（不含本数）单项采买活动；
（三）经领导同意，适宜通过网络采购，金额在3万元以下（不含本数）的；
（四）情况紧急并经公司领导审批同意的其他采买情形。
（五）其他确无法订立书面合同的情形。
第六条
原则
合同管理除应符合相关法律法规要求外，应坚持：
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（一）管理原则：归口管理、分级负责、层层把关。
（二）程序原则：承办首责，履职会审、依权签约、签约有据、用章规范。
（三）审查原则：合法、公平正义、合理。
（四）订立和履行原则：公平公正、诚实信用、最大限度维护公司权益。
第二章
管理机构和职责
第七条
公司应当严格落实合同管理责任制，按照“谁订立、谁履行、谁负责”的原则，明确分工，落实责任。
合同发起部门或合同业务部门为合同承办部门，应负责合同的起草、签订、送达、存档备案、跟踪督促等一系列工作，配合并保障合同的正常履行。
第八条
合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接责任人。合同承办部门的具体职责如下：
（一）负责组织完善合同订立依据。进行可行性论证，意向接触，资信调查，严格按照公司有关要求、相关程序报请领导审批；
（二）组织合同的谈判；
（三）起草合同文本，并组织会审会签。会审会签时承办部门应提供齐全相关重要依据，相关会审会签部门不得无故推诿、拖延；
（四）组织合同的签订。如办理签订合同所需的法定代表人授权委托书；
（五）合同签订后应提交一份合同原件给综合部或专门的合同管理机构备案存档。同时对合同生效、终止前档案的管理负主要责任；
（六）负责合同的履行（包括催收合同款项）、变更、解除及纠纷处理；
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第九条
公司相关部门按照职责分工，分别对合同进行商务、技术、法律等方面审查。合同主要根据各部门履职职责相关性进行会审，原则上公司财务部、综合部应作为合同会审的常规性部门。
一、综合部作为合同会审部门，负责履行以下职责：
（一）参与重大合同的风险论证，维护公司利益和形象。
（二）依照公司有关规定、决策权限等审查合同订立的依据是否充分、手续是否齐备；
（三）对违反法律法规、公司章程和合同管理制度的行为提出纠正意见和处理意见。
二、公司财务部是合同资金管控部门，对合同资金的准备、预算控制、结算等负责。其主要职责是:（一）审核合同的经费计划及依据；
（二）参与重大合同谈判、验收等活动；
（三）审核合同价款，提出合同费用的结算方式（包括发票类型、单证、收付款方式、税费等）；
（四）管控合同费用，按合同约定收款或付款。凡未经合法性审查的合同、未按规定会审的合同，或者付款手续不完善、超越权限和未达到合同付款条件的，应当拒绝付款；
（五）负责与合约方核对和函证已履行部分款项的金额，按规定或约定进行合同结算；
（六）负责合同金额的预算控制；
（七）负责合同法定代表人印章管理等。
第十条
公司综合部负责合同印章和合同档案的管理，履行以下职责：
（一）负责公司合同印章管理；
（二）接收管理公司或部门移交已签订完成的合同档案；
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第十一条
公司其他相关专业部门（采购部、安全生产环保部、经营管理部）
（一）采购部主要负责审查采购合同程序规范性、价格合理性等；
（二）安全生产环保部主要负责审查与企业生产保障、安全环保质量相关的系列事项；
（三）经营管理部主要审查涉及经营性风险等相关事项。
第三章
合同的起草和谈判
第十二条
原则上合同承办部门应负责组织相关专业部门参与合同订立和谈判工作。
第十三条
合同起草应由合同承办部门负责资信审查。通过招投标程序确定的，资格审查按照招投标程序进行。
第十四条
参与谈判和起草工作的人员应发表与本岗位或本专业相关的意见，并对其意见负责。
第十五条
谈判双方达成一致的意见，为合同基本内容。如有修改应交原参与审查的部门重新核定。
第四章
合同的会审要求及流程
第十六条
合同应按会审流程规定送相关专业部门、外聘律师审查（如有）。
第十七条
合同内容
合同的内容由合同订立双方约定，权利义务须明确、具体，文字表达应清楚、准确，一般应会审核实以下条款：
（一）当事人名称（姓名）和住所；
（二）合同标的（包括名称、型号、规则、品种、等级、花色等）；
（三）数量（批次）；
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（四）质量（包括检测标准和方式）；
（五）价款或者报酬（包括支付时间、方式、票据）；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法（争议管辖原则上约定在我方住所地有管辖权的人民法院管辖）；
（九）变更或解除条件；
（十）通知和送达（含司法文书送达条款）
（十一）双方当事人共同认为必须明确的条款；
（十二）生效的时间或条件；
（十三）附件名称；
（十四）签约的地点、日期；
（十五）其他需要约定的事项（包括质保期、质保金、履约保证金等内容）。
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同还应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任，以及知识产权有关条款。
第十八条
份数。公司持有合同的份数原则上不低于两份（承办部门和综合部分别存留份数应不低于一份），多页纸张的合同必须加盖骑缝章。合同双方签章完善后，交由公司综合部统一编制合同存档编号。
第十九条
合同承办部门在提交相关部门进行合同审查前，应对送审合同以及附件（以下称送审文件）的真实性、完整性和准确性进行审查：
（一）送审文件内容与业务办理的要求、合同双方承诺和要约等是否一致；
（二）核实对方当事人的主体资格和履约能力（包括但不限于
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营业执照、组织机构代码、纸质证书、法定代表人身份证明或授权委托书等）；
（三）核对送审文件中是否存在条文内容前后矛盾、病句及错字、页码错误、缺张少页等错误；核对送审文件中的数字、公式、计算结果等是否正确无误。
第二十条
合同承办部门提交相关部门审查的资料包括：
（一）审批表和送审合同稿本；
（二）签约方加盖鲜章的相关资质复印件（包括：营业执照、法定代表人身份证、自然人身份证、相关专业资质）；
（三）提供与送审合同相关的基本事实及相关的背景说明资料；
（四）报批文件，包括但不限于：董事会决议、领导传签意见、会议纪要，上级的批复、意见、会议纪要、项目类其他内部审批资料、资产类其他内部审批资料等；
（五）如有专业法律顾问，需提供专业审查意见书；
（六）经过招投标的合同还应附上《中标通知书》等采购重要资料
第二十一条
合同承办部门提交相关部门的资料应符合下列要求：
（一）送审文件真实，送审说明及其他送审材料完整、准确，无遗漏和隐瞒事项；
（二）送审合同尚未实际履行；
（三）除签约日期和尚未确定的业务内容外，送审合同原则上不应留空白预填内容；
（四）送审合同有政府相关部门或行业协会制定格式文本，应优先适用，合同承办部门不采用格式文本的应有充分的理由依据。
第二十二条
有下列情形之一的，审查部门可要求合同承办部
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门补充送审材料：
（一）送审的内容、程序不规范，送审材料事实不清楚。材料不齐或存在疑点的；
（二）送审材料有重大缺陷、不符合本办法第二十三条规定要求。
第二十三条
公司相关人员依靠自身力量难以解决的重大疑难法律问题，可聘请专家、律师事务所提供专项法律顾问服务。
第二十四条
合同审查。有关部门在接到部门提交的合同后，一般合同应在2个工作日内审查完毕；重大或疑难合同及需要其他职能部门协同会审的，原则上应在5个工作日内审查完毕，特殊情况向公司主要领导汇报的除外。
审查时限自送审部门送审材料报送达之日起算，若送审部门补充、修改材料的，自补充、修改材料后报送审核时间重新计算。
第五章
合同会签权及流程
第二十五条
公司法定代表人有权签署各类经济合同，法定代表人认为需要委托他人代理的，应当办理授权委托书。
第二十六条
公司根据合同重要和复杂程度进行审查会签，未进行会签不予用印盖章。
第二十七条
合同承办人应将《合同审批表》、各部门会审另附意见（如有）、相关资质复印件等逐级送交会签。
第八章
合同的履行、变更和解除
第二十八条
依法生效的合同，应当全面认真履行。合同履行部门应接受综合部部对履行情况的监督检查。
第二十九条
合同正式签订前，不得实际履行合同。
第三十条
合同承办部门和履行部门不是同一部门的，两部门应建立相应的交接手续，并对合同的履行情况及时沟通。
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第三十一条
合同承办部门申请支付合同款项时，应向财务部提交完整的生效合同文本和《合同审批表》。财务部应当审查合同文本是否加盖“合同专用章”，财务部应当按照合同规定进行结算。
第三十二条
需要进行验收的项目，应按照验收程序，验收合格并附上验收单后报财务部支付。涉及专业技术合同的，应当由相关专业技术负责人参与验收。
第三十三条
公司未能按约定履行合同时，合同履行部门应及时向部门领导汇报，同时视情况通知综合部、财务部。合同履行部门应与对方当事人积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司法律责任和经济损失。
第三十四条
如对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同，合同履行部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议，并及时向相关领导汇报。
（一）如合同履行中确因市场发生重大变化等因素，继续履行该合同，将给公司造成重大经济损失或不利后果的，合同履行部门应在知道或应当知道3日内向部门领导汇报，经公司相关领导进行风险评估，可按原审批程序，变更或解除合同。
（二）如合同到期未能履行完毕或履行过程中出现不符合合同约定的情况时，合同履行部门应及时查明事实、分析原因，提出建议方案，并逐级上报。
第三十五条
在合同履行过程中具体履行部门应收集合同履行资料，主要包括：
（一）合同订立和履行过程中形成的项目建议书、资信调查报告、可行性研究报告、备忘录、确认书、协议、批准书、担保书、委托书、公证书、来往电文、正式合同文本和相关审批资料；
（二）有关合同修改、补充、变更、中止、转让、解除和调解、-8-
仲裁等资料，以及合同履行过程中产生的货物进出口海关报关单副本、商品检验、付款凭证等有关凭证；
第三十六条
合同变更应当签订书面协议。合同履行部门应当按照合同管理权限将变更协议送交相关专业部门审查。对合同做出实质性变更的，应当重新履行合同审查审批手续。
前款所称合同实质性变更，指已生效合同中的标的、数量、质量、价款和报酬、履行期限、地点、违约责任、争议解决方式等条款发生变化，以及合同发生全部或部分转让的情形。
第三十七条
合同终止前，合同履行部门应当做好尾款和税费结算、未决争议及其他事宜的处理，不得遗留未决事项。
合同终止后，合同履行部门和相关专业部门应当依据合同规定继续履行通知、协助、保密等义务。
第三十八条
合同履行部门应当对合同相对人合同履行情况进行记录或登记，并将合同履行情况定期或不定期向上级汇报。
第九章
合同的纠纷处理
第三十九条
合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门应先行协商；协商不成，由纠纷发生部门应形成书面汇报材料报有关领导。
合同履行部门根据具体情况确定部门会商的必要性，对起诉的必要性、诉讼成本和收益等事项进行评估，拟定纠纷处理方案，经领导批准后，简单的、一般的纠纷由合同承办部门自行办理，特别重大的纠纷或公司无法自行解决的，合同履行部门可申请对接外聘律师，由部门经办人协助处理。公司其他相关专业部门、公司应全力配合。同时合同承办部门应提供如下资料：
第十章
签字和印章管理
第四十条
凡是签订本办法所指合同，原则上应当加盖“合同专用章”。
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特殊情况须加盖“公司行政公章”的合同，应当进行合法性审查，并经公司领导批准。
部门经办人在用印时需主动提供《合同审批表》等相关审核资料。
承办单位应对合同内容真实性、完整性、准确性负责。
第四十一条
原则上，合同双方都应在合同盖鲜章。
第四十二条
送交会签的正、副本合同附上审批表到综合部印章管理处盖上相应的合同专用章。
无论合同盖“合同专用章”还是“公司行政公章”，合同盖章前，必须在合同用印登记台账上作详细登记并签字确认（详见附件）。
盖印人员应核对盖章手续：合同审批手续是否完善，综合部是否在合同清洁版上加盖合同骑缝章，签约方是否完成签署手续，手续有无逻辑问题等。
第四十三条
各审查、会签人员签字应按会签权限逐级会签，严禁越级会签或补签，各签字人员必须依职权给出明确意见。
第四十四条
原则上合同在通过审批后加盖公司法定代表人印章，有特殊情况重大合同必须面签的，经法定代表签字。
第十一章
合同档案的管理
第四十五条
合同承办部门将签署后的合同原件（一份）、审批表原件、其他送审文件等整套资料送至综合部，由综合部登记入册；同时为便于各部门工作开展，各部门需自行备份存档，个人不得私自保留。如因个人或部门原因导致合同遗失的，按规定视情节严格处理。
第四十六条
查阅。合同的归档、保管、查阅要严格按照制度执行。原则上已存档合同原件仅供查阅、复印等；确需外借使用合同的，需说明清楚事由并向相关领导请示，由外借人员负责及时归
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还。
第四十七条
合同归档应统一编号，归档号由综合部收到承办部门移交的合同资料后统一编制，归档号应连续编号。
编号。合同自综合部接收到合同档案之日起编制编号，编号规则为：“公司字母简称代号+合同档案移交之日（如20210324）+“移交年度自然连续编号（如001、002、003...）”，即“RX（20210324）001”。
如在原合同基础上签订补充协议，则在原合同编号后增加（1），有多个补充协议的依次增加序号，括号内数字代表签订补充协议的数量，即“RX（20210324）001（1）”。
第四十八条
合同档案的保管时间至少为履行完毕后五年，重大合同或有长期留存价值的，其保管时间相应延长。
第十二章
监督管理
第四十九条
合同承办部门和合同执行单位应当对合同订立、履行情况自查自检，及时整改存在的问题。
公司综合部不定期检查合同管理和执行情况，发现合同管理混乱、存在较大风险隐患的，视情节给予通报批评并责成相关部门整改。
第五十条
监事会成员可对正在审查的合同进行抽检。对监事会成员提出的意见，合同承办部门应予采纳；未予采纳的，应当向监事会作出合理解释。
第五十一条
在合同管理中，有下列情形之一的部门和个人，应予以表彰和奖励，并作为有关考核、评优的依据之一：
（一）在合同签订过程中，发现并纠正重大缺陷使企业免受重大经济损失的；
（二）在合同履行中，发现重大问题，积极采取补救措施避免
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重大经济损失；
（三）采取积极有效措施，为公司避免或挽回由于他人在合同管理中的过错所造成的损失，成绩显著的；
（四）检举、揭发合同订立、履行及纠纷处理中的违法违纪行为属实的。
第五十二条
出现以下情形之一的，按照公司管理人员违纪违规行为处分规定，视情节轻重对有关单位和人员给予一定经济和行政处分。造成经济损失的，依法追究赔偿责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。
（一）合同订立、履行因违反国家法律法规规定，受到国家有关行政机关查处的；
（二）与合同相对人、第三人恶意串通，损害公司或国家利益的；
（三）签订以合法形式掩盖非法目的或内容虚假的合同；
（四）擅自拆分合同的；
（五）无授权、超越授权签订或变更合同的；
（六）隐瞒或不及时报告合同履行异常情况，产生不良后果的；
（七）擅自放弃或怠于行使权利造成损失的；
（八）不按照合同约定履行义务导致承担违约责任的；
（九）提供虚假资料、泄露合同商业秘密的；
（十）利用职务之便，通过合同谋取私利、索要贿赂的；
（十一）擅自变更合同内容，降低标的质量，减少标的数量，以次充好、以劣充优，损害公司利益的；
（十二）未按规定履行本单位合同签订、移交存档、资料保管不善，造成合同资料遗失的。
（十三）其他应当追究责任的行为。
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第五十三条
合同管理卓有成效，成绩突出的部门和个人按照公司有关规定予以奖励。
第十三章
附
则
第五十四条
公司劳动合同不适用本办法。
第五十五条
本办法由综合部负责解释。
第五十六条
本办法从发布之日起试行实施，试行期为半年；在本办法实施前制定的有关合同管理规定、办法、细则同时废止。
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合同审批表
合同编号：
填制日期：
年
月
日
合同名称：
承办部门
联系电话
合约方
基本情况：
依据：
承办人
电子邮箱
合同金额
合同签订背景
（可另附页）
合同相关重要资料
（如有需填报）
部门负责人意见
承办人意见
法律审查
意
见
相关部门
意
见
分管领导
意
见
董
事
长
意
见
总
经
理
意
见
《决策事项审批权限清单》、相关管理制度已明确审批权限的，按有关规定权限备
注
审签；
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合同用章及档案管理登记薄
序号
合同名称
合约方
合同主要事项
合同档案移交（签字）
承办部门合同签订
综合部初审
合
同签订
合同编号
及承办人
（送审人签字登（用印人签字登移交人
时间
接收人
记）
（综合部初审通过后需在送审相（需说明签订事由、XX单位
（部门+名关材料上盖合同例：
XXX合同
双方主要权力与义务（或XX人）
字）
专章骑缝章，并等）
由送审人签字登记）
记）
（送审合同在完善审批手续后续（合同移（合同接X年X月X正式盖章时，由交人签字）
收人签字）
日
申请用印人签字登记）
用印登记类别
备注
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