摘要: 随着国际社会经济的迅猛发展,商务英语信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段。本文从信函的格式、遣词造句、跨文化涵养等方面分析了商务英语信函写作应注意的相关问题。
关键词:商务英语;信函;写作
有人认为,只要多读英语文章,有一定的英语写作基础,就能写好商务英语信函。其实不然,古人云:“文章以体制为先,精工次之。”商务信函大多是约定俗成地形成了一定的惯用格式,同时,对遣词造句的方式等也有一定的要求。根据数年来从事商务英语教学工作的实践经验,笔者认为,商务英语信函书写,应该注意以下几个方面:
一、观点要清晰,语言要准确
要使客户从商务书信中较容易地理解信函所要表达的准确含义,就应该清楚地阐明文章的主要观点,每一个观点应分置于独立的自然段,将一项项事由交待清楚,使得整篇书信形成一个有机的整体,脉络清晰,观点鲜明,使阅读者一目了然。
信函的准确性非常重要,具体地说,书写英语商务信函时应当做到:语法正确、语句通顺、用词得当、拼写无误、打印规范。这样才会给人留下良好的印象,让客户对你个人和公司都充满信心,进而达成共识,促成业务合作。
二、信函格式要规范
英语书信的写法与汉语书信的写法有一些明显区别,应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分:信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件以及再启等。
第一,信端(Heading)。信端即信头,一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。用一般的信纸写信时,信端应写在信纸的右上角,若字数较多,可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少,可适当多向右移一些,使整个信端的重心落在右上角。
第二,信内地址(Inside Address)。信内地址是收信人的姓名和地址,写在信纸的左上角,从信纸的左边顶格开始写,低于写信人地址和发信日期一二行,但应与信端的书写格式保持一致。其顺序是:先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行。
第三,称呼(Salutation)。对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,从信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。
第四,正文(Body of the Letter)。这部分是信函中最重要的部分,它传递中心思想,表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函一般包括四个部分:开头、细节、对应和结尾。
第五,结束语(Complimentary Close)。结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称,只占一行,低于正文一二行,从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写,末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定,如写给机关、团体或不相识的人的信,一般用: Yours (very) truly, Yours (very) faithfully, Yours (very) sincerely,等等。
第六,签名(Signature)。信末的签名一般低于结束语一二行,从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性,与收信人又不相识,则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.,以便对方回信时知道如何称呼。有的还在署名后写上自己的职称、职务或头衔。
第七,附件(Enclosure)。信件若有附件,应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一个,则应写出2(或3,4,5等)Encls.,如Enc: Resume ;Encls: Grade Certificate.
第八,再启(Postscript,缩写为 P. S.)再启部分用于补叙正文中遗漏的话,一般应尽量少用,正式的函件中更应避免使用。
三、遣词造句要注意礼貌用语
随着全球经贸一体化的不断推进,国际贸易的竞争日益激烈。礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用,它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛,使对方乐意与我们合作,从而有助于在竞争中占据一席之地。因此,要让遣词造句突出礼貌性,在书写时应注意以下几个方面:
1.多用IY的表达方式来尊重和赞美对方。将自己置于对方的立场上,从对方的利益出发,充分尊重、体谅和赞美对方,尽量使对方受益,使对方感到自己的重要性。这种做法在英文中称作“You-attitude”,其特征是在行文中多用第二人称代词you和your而少用第一人称代词I,we,my和our,例如:
(1)I think that you did a good job in selling our products.
(2)You did a good job in selling our products in your area.
第一句虽合情合理,但没有完全采取对方立场。用“我认为”这种句型在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,使人感到不是自己的工作出色,而是别人给自己的赞许。第二句则以对方为中心,读起来比第一句更让人感到舒服,充分体现了礼貌原则。但是,在批评别人时,用we来代替you(单数),可达到消极礼貌的目的。
2.多使用肯定性词汇来表达积极的情感。在商务交际中,不可能事事令人称心。既有好的、积极的事情发生,也有不好的、消极的事情发生。如果写信人总是强调消极的一面,使用否定性的词语,只会给人不愉快的暗示,使对方垂头丧气,把事情往坏的方面想,有时甚至觉得事情比想象的还要糟,因此在措词时应尽量舍弃否定性的词语而选用肯定性的词语,肯定性的词语强调积极的方面,给人愉快的感觉。在商务信函写作中pleasure,pleased,glad,appreciate等有积极的感情意义的词语应不断使用,如“Your immediate attention would be appreciated.” “We are pleased to inform you that goods have been dispatched today.”
3.使用委婉和弱化的语气否定对方或提出要求。在商贸洽谈或函电中,如果选用直接的否定词往往会给人一种说话人过于自信,不给对方留有磋商的余地的印象,往往引起对方的不悦或反感。因此,常采用转换角度弱化语气的方式,如在否定句前加上““I am afraid” “I don’ t think” “I am not sure”等,能降低语气的强硬度。如“We’ re afraid that an error was made in execution of your order No. 23. (抱怨)” “I don’ t think it is wise for either of us to insist on his own terms. (还盘)” “It’ s unwise for either of us to insist on his own terms.”
四、文化差异要了解
不同文化背景的人进行交际的过程是跨文化交际。不同的民族有着不同的历史背景、风俗习惯、风土人情和文化传统,因此,在书写国际商务信函时必须了解本国与异国的民族文化差异,并设法使这些差异在书写过程中消失,同时在目标语中找到准确的词语。美国著名翻译家尤金·奈达说:“掌握两种文化比掌握两种语言甚至更为重要,因为词语只有运用在特定的文化中才具有意义。”英汉文化差异分布于许多方面,在平时的学习中应注意积累。
1.对颜色的理解差异。蓝色在中国人心中往往会想到“蓝蓝的天空白云飘”。而蓝色在英语国家有忧郁的含义,美国有“蓝色星期一”(blue Monday),指心情不好的星期一。blue sky在英语中意思是“没有价值”。如在中国,红色预示着喜庆,但在英语国家,他们视“红色”为残暴、不吉利,红色意味着流血。
2.对数字的理解差异。在中国大吉大利的数字是“9”和“8”,而在英语国家的人心目中的“7”相当于中国人的“8”。“7”对于英语国家的人们而言是个大吉大利的数字,投掷中以“7”为胜利。商标还有Mild Seven、7-Eleven(连锁店)。但在我国,“7”是个普通的数字。13在西方被认为是不吉利的数字,其原因就是与圣经故事中耶稣被他的第十三个门徒犹大出卖有关。所以,在西方国家,人们通常避免使用“13”这个数字。在中国的传统文化中,数字“13”没有这种文化含义。
3.对传说中的动物dragon(龙)的理解差异。在中国人心中dragon是吉祥动物,而在西方国家它是表示邪恶的怪物。因为,在中世纪,dragon是罪恶的象征,圣经故事中恶魔撒旦(Satan)就被认为是the great dragon。另外,dragon还有“泼妇”的意思,由此可知,dragon在英语国家人们心目中所引起的联想与中国人的“龙”完全不同,所以,在书写国际信函时就要特别注意这些文化方面的差异。
五、回复信函要及时
给买家信函的回复,要注意迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中选择合适的供应商。若对方没有在尽快的时间内收到回信,就会认为你对他的业务不重视,进而影响业务关系。因此,一定要及时给对方回信。即使一时无法满足或回答对方所提出的要求或问题,也应当及时回信予以说明,并请求对方的谅解。
商务英语信函是否得体,即观点是否清晰、语言表达是否准确,格式是否正确,遣词造句是否礼貌,是否注意到中西文化差异,是否符合英文表达的习惯,直接影响到收信人对写信人的第一印象,从而影响到企业商务活动的顺利进行。因此,写好商务英语信函在对外交流中至关重要。在日常商务活动中,要写好商务英语信函,还要综合考虑多方面的因素,尤其是要针对具体情况,进行充分的考虑,才能在激烈的国际商务竞争中立于不败之地。
(作者单位:广东省粤东高级技工学校)
参考文献:
[1]王振槐.国际商务写作[M].北京:中国审计出版社,1996.
[2]蔡勇等.实用商务英语书信[M].北京:北京航空航天大学出版社,2003.
[3]张迪等.实用英语教你写商务信函[M].北京:北京航空航天大学出版社,2003.
[4]戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].浙江:浙江大学出版社,2007.
责任编辑朱守锂
推荐访问： 信函 商务英语 应注意 写作
